Вътрешни правила за организацията на административното обслужване

 

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА

ЗА ОРГАНИЗАЦИЯТА НА АДМИНИСТРАТИВНО ОБСЛУЖВАНЕ В

МИНИСТЕРСТВО НА ПРАВОСЪДИЕТО

Глава първа
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Чл. 1. (1) Вътрешните правила за организацията на административно обслужване в Министерство на правосъдието (наричани по-нататък „Правила“) уреждат организацията, координацията и общото осигуряване на дейностите по предоставянето на административни услуги.

          (2) Целта на Правилата е да регулират взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от и в тях действия, както и да гарантират:

          1. равен достъп до административните услуги;

          2. предоставяне на бърза, точна и ясна информация за административните услуги и различните форми за достъп до тях;

          3. надеждна обратна връзка;

          4. качество на административните услуги;

Чл. 2. (1) Министерство на правосъдието (наричано по–нататък „Министерството“) осъществява административното обслужване на български език и се ръководи от следните принципи:

            1. законност;

            2. откритост и достъпност;

            3. отговорност и отчетност;

            4. ефективност;

            5. субординация и координация;

            6. предвидимост;

            7. обективност и безпристрастност;

          (2) Административното обслужване се осъществява при спазване на разпоредбите на Закона за защита на личните данни.

          (3)  За предоставянето на административните услуги се изготвят контролни карти, приложения към настоящите правила (Приложения № 1 до № 17) съдържащи описание на услугата, основание, необходими документи, такса/цена, срокове за извършване на услугата, място за подаване на документите.

Чл. 3. (1) Министерство на правосъдието гарантира спазването на общите стандарти за качество на административното обслужване в държавната администрация, приети с Наредбата за административното обслужване и утвърдени с Харта на клиента.

          (2) Министерство на правосъдието се стреми да повиши общественото доверие в професионализма и морала на служителите и издигне престижа на неговата администрация, като гарантира за спазването на етичните норми и поведение на служителите, в съответствие с Етичния кодекс на служителите в Министерство на правосъдието, утвърден със заповед на министъра.

Чл. 4. (1) „Комплексно административно обслужване“ (КАО) е това обслужване, при което административната услуга се извършва от структурите на Министерство на правосъдието, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.

          (2) Подаването на заявление за комплексно административно обслужване до компетентния орган се извършва по реда на Административно-процесуалния кодекс. (Приложение № 18).

Чл. 5. (1) Всички получени в министерството чрез различните средства за достъп молби, сигнали, жалби, предложения, запитвания и писма се регистрират в автоматизирана информационна система за документооборот (АИС), като тяхното движение и обработка е в съответствие с нормативните актове и Правилата за деловодната дейност и документооборота в Министерство на правосъдието, утвърдени със заповед на министъра.

          (2) Проверки по жалби, сигнали и предложения на граждани и организации във връзка с предотвратяването и борбата с корупцията, за установяването на конфликт на интереси по реда на глава шеста от Закона за предотвратяване и разкриване на конфликт на интереси, както и други нарушения на служебните задължения на служителите на министерството и на второстепенните разпоредители с бюджет, се извършват от Инспектората по чл. 46 от Закона за администрацията.

          (3) Проверки по жалби, сигнали и предложения на граждани и организации във връзка с образуването, движението и приключването на изпълнителните дела на държавните съдебни изпълнители, на частните съдебни изпълнители, нотариусите и делата по вписванията се извършват от Инспектората на министъра на правосъдието по Закона за съдебната власт.

Чл. 6. Предоставянето на достъп до обществена информация е в съответствие със Закона за достъп до обществена информация и Правилата за условията и реда за достъп до обществена информация в Министерство на правосъдието – Централна администрация, утвърдени със заповед на министъра.

Чл. 7. Повишаването на професионалната квалификация на служителите за подобряване на административното обслужване и усъвършенстването на уменията за работа със съвременните технологии и комуникации се осъществява в съответствие с утвърдения Годишен план за обучение на служителите в Министерство на правосъдието.

 

Глава втора
ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Раздел І
АДМИНИСТРАТИВНИ УСЛУГИ

Чл. 8. (1) Министерство на правосъдието, предоставя административни услуги, съгласно утвърдения Списък на унифицираните наименования на административните услуги, както следва:

            1. Издава свидетелства за съдимост и справки за съдимостта на лица, родени в чужбина или с неизвестно месторождение (Наредба № 8/26.02.2008 г. за функциите и организацията на бюрата за съдимост - чл. 33);

           2. Удостоверяване с „APOSTILLE” на актове на съдилищата и нотариусите в съответствие с Декларацията по чл. 6, ал. 1 от Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове;

 3. Вписване на юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ (Закон за юридическите лица с нестопанска цел  - чл. 45);

 4. Вписване на клон на юридическо лице, регистрирано в Република България в ЦРЮЛНЦ (Закон за юридическите лица с нестопанска цел  - чл. 45);

 5. Вписване на клон на чуждестранно юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ (Закон за юридическите лица с нестопанска цел  - чл. 45);

 6.Вписване на промени за юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ (Закон за юридическите лица с нестопанска цел  - чл. 45, ал. 7);

 7. Вписване на промени за клон на юридическо лице, регистрирано в Република България в ЦРЮЛНЦ (Закон за юридическите лица с нестопанска цел  - чл. 45, ал. 7);

 8. Вписване на промени за клон на чуждестранно юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ (Закон за юридическите лица с нестопанска цел  - чл. 45, ал. 7);

 9. Обявяване на информация за дейността през предходната година в ЦРЮЛНЦ (Закон за юридическите лица с нестопанска цел  - чл. 46, ал. 1);

 10. Заличаване на вписването в ЦРЮЛНЦ на юридическо лице и клон на чуждестранно юридическо лице (Закон за юридическите лица с нестопанска цел - чл. 16 във връзка с чл. 45, ал. 7);

  11. Заличаване на вписването в ЦРЮЛНЦ на клон на юридическо лице, регистрирано в Република България (Закон за юридическите лица с нестопанска цел - чл. 16 във връзка с чл. 45, ал. 7; Правилник за устройството и дейността на Централния регистър на юридическите лица с нестопанска цел за общественополезна дейност при Министерството на правосъдието - чл. 9, ал. 1);

  12. Издаване на разрешение за извършване на дейност с нестопанска цел от чужденци в Република България (Наредба № 1 от 15.08.2002 г. за условията и реда за издаване на разрешения за извършване на дейност с нестопанска цел от чужденци в Република България издадена от министъра на правосъдието - чл. 2);

  13. Продължаване на разрешение за извършване на дейност с нестопанска цел от чужденец в Република България (Наредба № 1 от 15.08.2002 г. за условията и реда за издаване на разрешения за извършване на дейност с нестопанска цел от чужденци в Република България издадена от министъра на правосъдието - чл. 2);

  14. Вписване в Единния регистър на медиаторите и издаване на удостоверения за вписаните медиатори (Закон за медиацията - чл. 8а, ал. 2);

  15. Отписване на лице от Единния регистър на медиаторите (Наредба № 2 за условията и реда за одобряване на организациите, които обучават медиатори; за изискванията за обучение на медиатори; за реда за вписване, отписване и заличаване на медиатори от Единния регистър на медиаторите и за процедурните и етични правила за поведение на медиатора от 15.03.2007 г. - чл. 19);

   16. Одобряване на организации, за обучение на медиатори и издаване на заповеди на одобрените обучители (Закон за медиацията - чл. 8, ал. 4).

   17. Изготвяне на справки, поискани от физически и юридически лица (Закон за юридическите лица с нестопанска цел - чл. 45, ал. 9);

   18. Издаване на удостоверение за придобиване на юридическа правоспособност на лица, които са завършили юридическо образование (Закон за съдебната власт - чл. 301, във вр. с чл. 30, т. 8 от Устройствения правилник на Министерство на правосъдието);

   19. Издаване на удостоверения за установяване наличието на българско гражданство (Закон за българското гражданство - чл. 39);

 

   20. Приема молби за вписване в регистъра на осиновяващи с обичайно местопребиваване в чужбина, които желаят да осиновят дете с обичайно местопребиваване в Република България при условията на пълно осиновяване по чл. 113, ал. 1, т. 2 от Семейния кодекс. Производството се развива по реда на раздел ІІІ, глава ІІ от Наредба № 3 от 24 октомври 2014 г. за условията и реда за водене на регистрите при международно осиновяване и даване на съгласие от министъра на правосъдието;

   21. Приема молби за вписване в регистъра на осиновяващи с обичайно местопребиваване в Република България, които желаят да осиновят дете с обичайно местопребиваване в чужбина по чл. 113, ал. 1, т. 3 от Семейния кодекс. Производството се развива по реда на раздел ІV, глава ІІ от Наредба № 3 от 24 октомври 2014 г. за условията и реда за водене на регистрите при международно осиновяване и даване на съгласие от министъра на правосъдието;

   22. Приема заявления за издаване на разрешения за осъществяване на посредничество  при международно осиновяване. Производството се развива по реда на глава ІІ от Наредба № 2 от 24 октомври 2014 г. за условията и реда за издаване и отнемане на разрешение за посредничество при международно осиновяване и за осъществяване и прекратяване на дейността на акредитираните организации;

    23. Издава писмени съгласия от министъра на правосъдието за осиновяване на дете с обичайно местопребиваване в Република България от лице с обичайно местопребиваване в чужбина по чл. 117, ал. 1 от Семейния кодекс. Производството се развива по реда глава ІІІ от Наредба № 3 от 24 октомври 2014 г. за условията и реда за водене на регистрите при международно осиновяване и даване на съгласие от министъра на правосъдието;

    24. Приемане на молби, сигнали и жалби относно дейността на синдиците (Търговски закон - чл. 655, ал. 3; Наредба № 3 от 27 юни 2005 г. за реда за подбор, квалификация и контрол върху синдиците);

    25. Приемане на молби, сигнали и жалби относно дейността на частните съдебни изпълнители, държавните съдебни изпълнители, съдиите по вписванията, нотариусите и синдиците (Закон за частните съдебни изпълнители - чл. 372, ал. 1, т. 3 и т. 4 и чл. 372, ал. 3 от Закон за съдебната власт);

    26. Придобиване на квалификация за синдик (Търговски закон - чл. 655, ал. 2, т.7 ; Наредба № 3 от 27 юни 2005 г. за реда за подбор, квалификация и контрол върху синдиците);

    27. Изключване от списъка на синдиците по желание на синдика (Търговски закон - чл. 655, ал.2 ; Наредба № 3 ат 27 юни 2005 г. за реда за подбор, квалификация и контрол върху синдиците);

    28. Приемане и разглеждане молби за финансова компенсация по Закона за подпомагане и финансова компенсация на пострадали от престъпления (Закон за подпомагане и финансова компенсация на пострадали от престъпления).

 

Чл. 8. (2) Комплексни административни услуги, предоставени от Министерство на правосъдието са:

 1.         вписване в Централния регистър на юридическите лица с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ;

 2.         вписване на клон на юридическо лице, регистрирано в република България в ЦРЮЛНЦ;

 3.         вписване на клон чуждестранно юридическо лице с нестопанска цел в ЦРЮЛНЦ;

 

Раздел ІІ
ФРОНТ И БЕК ПРОЦЕСИ ПРИ АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ.
МЕСТА ЗА ПОДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ ВЪВ ВРЪЗКА С ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА АДМИНИСТРАТИВНИ УСЛУГИ

Чл. 9. (1) Административното обслужване в Министреството на правосъдието е организирано на принципа „едно гише“. При прилагане на принципа „едно гише” протичат два основни процеса:

               1. фронт офис процес, свързан с взаимодействието на служителите, приемащи документите и потребителите чрез различни средства на достъп (личен контакт, телефон, електронна поща, интернет и т.н.);

               2.  бек офис процес, свързан с решаването на всеки конкретен случай по отношение на документацията и информацията, който се осъществява от експертите от структурните звена на министерството;

            (2) Организацията на работа на принципа „едно гише” осигурява:

               1. едно място за достъп до административните услуги; 

               2.тясно сътрудничество между администрацията на Министерството на правосъдието и потребителите на административни услуги чрез откриване на всички средства за достъп – приемна, обикновена и електронна поща, телефон, интернет;

               3. Предвидена е и възможност за устно заявяване на предоставяните административни услуги (Приложение № 19).

               4. обратна връзка с потребителите и отчитане на удовлетвореността им от предоставените услуги.

Чл.  10. (1) Фронт офиси са места, обособени за приемане на  документи във връзка с предоставянето на административни услуги  и те са, както следва:

1. Дирекция „Канцелария” - деловодството на министерството, което се намира на  партера  в  административната сграда на ул. “Славянска” № 1, като работното време е при непрекъснат режим на работа от 9.00 часа до 17.30 часа всеки работен ден.

2. Приемане на заявления, молби, жалби, сигнали и предложения:

Приемно време - всеки работен ден от 9,00 часа до 17,30 часа
Телефон за контакти и справки: 02/ 92 37 353
Адрес: гр. София - 1040, ул. „Славянска" № 1

 

3.  Приемна на министерството:

Приемно време – понеделник, вторник и четвъртък от 14,00 часа до 16,00 часа
Телефон за контакти: 02/ 92 37 357
Адрес: гр. София - 1040, ул. „Славянска" № 1

4. Централно бюро съдимост:
Приемно време - всеки работен ден от 9,00 часа до 11,00 часа и от 14,00 часа до 16,00 часа
Телефон за контакти и справки: 02/ 92 37 355
Адрес: гр.София - 1040, ул. „Аксаков" № 5

5. Заверки на документи с Апостил:
Приемно време - всеки работен ден от 9,00 часа до 11,00 часа и от 14,00 часа до 16,00 часа и за получаване на удостоверени с Апостил актове - всеки работен ден от 11,15 часа до 12,00 часа
Телефон за контакти и справки: 02/ 92 37 354
Адрес: гр.София - 1040, ул. „Аксаков" № 5

6. Справки по документи за юридически стаж:
Всеки работен ден от 10,00 часа до 12,00 часа и от 14,00 часа до 16,00 часа
Телефон за контакти и справки: 02/ 92 37 462
Адрес: гр.София - 1040, ул. „Дондуков" № 2 А

7. Дирекция  „Българско гражданство“:
Приемно време - от понеделник до сряда от 09,30 часа до 12,00 часа
Телефон за контакти и справки: 02/ 92 37 376
Адрес: гр.София - 1040, ул. „Аксаков" № 5

8. Централен регистър на юридическите лица с нестопанска цел:
Приемно време - вторник от 10,00 часа до 12,00 часа; четвъртък от 14,00 часа до 16,00 часа
Телефон за контакти и справки: 02/ 92 37 321
Адрес: гр.София - 1040, ул. „Аксаков" № 5

9. Експертна комисия към Националния съвет
за подпомагане и компенсация на пострадали от престъпления:
Приемно време - вторник и четвъртък от 13:00 часа до 16:00 часа

Адрес: гр. София, бул. „Дондуков” № 2а, ет. 7, стая 726

тел. за контакти: 02/9237 359 – секретар на НСПКПП

Адрес: гр. София 1040, ул. „Славянска” № 1

            (2) В случаите, когато в служебните помещения има потребители на  административни услуги в края на обявеното работно време, работата на служителите продължава до приключване на тяхното обслужване, но не повече от два астрономически часа след обявеното работно време.

            (3) Служебните помещения, обособени за прием на граждани, са лесно достъпни за възрастни хора, бременни жени и хора с увреждания, като са осигурени:

            1. информационни табла с актуална информация, написана на български език ;

            2. приветлива, чиста и безопасна обстановка;

            3.  добро осветление,  вентилация или отопление;

            4. място за попълване на заявления;

            5. място за подаване на сигнали, жалби, предложения или молби;

            6. удобни места за сядане за чакащите потребители;

            7. свободен достъп за общуване между служителя и потребителите;

            8. информационни и други материали – бланки на формуляри, заявления, анкетни карти, листове и химикалки.

            (4) За информиране на потребителите на входа за граждани в административните сгради са поставени указателни табели на български и английски език, на адрес: ул. „Славянска“ № 1 и ул. „Аксаков“ № 5.

Раздел ІІІ
ФУНКЦИИ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ ОТ ФРОНТ ОФИСИТЕ

 

Чл. 11.  Служителите от фронт офисите осъществяват следните дейности:

 

           1. информират гражданите относно процедурите за предоставяне на административни услуги на достъпен и разбираем език;

           2. дават насоки за попълването на заявления и  формуляри на място и комплектоването им с необходимите приложения;

           3. приемат и регистрират чрез автоматизираната информационна система за документооборот (АИС) подадените жалби, сигнали, предложения, заявления и запитвания за предоставянето на административни услуги и други документи относно дейността на министерството;

           4. предоставят на гражданите информационен картон с входящ номер и дата на регистриране на документите;

           5. насочват регистрираните преписки по компетентност към звеното, отговорно за извършването на съответната услуга или разглеждането на поставения въпрос във връзка с  дейността на министерството;

           6. извършват проверка за движението на регистрираните документи при посещение на гражданите на място;

           7. обработват изходящите документи.

Чл. 12. Административното обслужване се осъществява качествено  и ефективно чрез:  

           1. развитие на комуникационните умения на служителите за работа с потребители;

           2. съгласуваност в работата на служителите от фронт и бек офиса за усъвършенстване на процесите по предоставянето на административни услуги;

           3. добро познаване на структурата и  дейността на Министерството на правосъдието и второстепенните разпоредители с бюджет към министъра на правосъдието;

           4. добро познаване на нормативните актове и вътрешноадминистративните документи, свързани с дейността на министерството;

           5. взаимозаменяемост на служителите от фронт офисите с цел оптимизиране на организацията на работа по административното обслужване;

           6. усъвършенстване на умението да набавят бързо необходимата информация по определен въпрос;

           7. оперативност и деловитост; 

           8. умения за работа в екип.

Раздел ІV
БЕК - ОФИС
ФУНКЦИИ НА СЛУЖИТЕЛИТЕ ОТ СТРУКТУРНИТЕ ЗВЕНА

Чл. 13. Бек офисите са част от организационната структура на администрацията, ангажирана с изпълнението на вътрешните процеси, които не изискват пряко взаимодействие с клиенти. Експертите от структурните звена на министреството осъществяват бек - офис процесите при административното обслужване. Работата на експертите се организира в съответствие с изискванията и в сроковете, определени в нормативните актове и вътрешноадминистративните документи.

Чл. 14. (1) Експертите осъществяват дейности по изготвянето на отговори, съобразно своята компетентност, на регистрираните в АИС молби, жалби, сигнали, предложения, запитвания и писма на граждани, получени по пощата, по електронната поща и по факс.

            (2) Експертите от структурните звена на министерството изготвят експертни становища, изразяват мнения и правят предложения, съобразно своята компетентност, относно предоставянето на административни услуги и по въпроси от дейността на министерството.

Чл. 15. Писмата, предложенията и сигналите, които са от компетентността на второстепенните разпоредители с бюджет към министъра на правосъдието или друг компетентен орган, се насочват с писмо в срок до 7 (седем) работни дни от регистрацията им в АИС.

 

Раздел V
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ МЕЖДУ СЛУЖИТЕЛИТЕ ОТ ФРОНТ И БЕК ОФИСА

Чл. 16. Информация във връзка със специфичните дейности на администрацията се предоставя незабавно на служителите от фронт офиса от експертите от структурните звена на министерството, когато тя е необходима за извършване на справки при административно обслужване на място.

Чл. 17. Служителите от фронт офиса взаимодействат с експертите от структурните звена на министерството, като:

            1. предоставят информация по движението на регистрираните в АИС документи;

            2. във връзка с въпросите, поставени в новопостъпилите документи, предоставят материали на министерството – изходящи писма, докладни записки, становища и други, ако има архивирани такива.

Чл. 18. За постигане на по-добра координация и взаимодействие ръководните служители на министерството:

            1. обсъждат възникналите проблеми по организацията на работата и набелязват мерки  за тяхното отстраняване с цел оптимизиране на работните процеси;

            2. периодично обменят опит и информация;

            3. предлагат актуализиране на вътрешноадминистративните документи във връзка с настъпили структурни или нормативни изменения, или за установяване на по-добра координация между структурните звена.

Глава трета
МЕХАНИЗМИ ЗА ОБРАТНА ВРЪЗКА И
ИЗСЛЕДВАНЕ НА УДОВЛЕТВОРЕНОСТТА НА ПОТРЕБИТЕЛИТЕ

Чл. 19. (1) За подобряване на качеството на предоставяните административни услуги се извършва периодично, но не по-малко от един път в една календарна година, измерване на  удовлетвореността на потребителите чрез попълване:

            1. на анкетна карта за обратна връзка по електронен път в интернет страницата на министерството www.justice.government.bg  или на хартиен носител при посещение на място;

            2. формуляр за сигнал за корупция по електронен път в интернет страницата на министерството www.justice.government.bg  или на хартиен носител при посещение на място.

            (2) Удовлетвореността на потребителите се измерва и чрез информацията, получена от писмата в кутиите, намиращи се на входа на административните сгради на ул. „Славянска” № 1 и ул. „Аксаков” № 5.

            (3) Резултатите от измерването на удовлетвореността на потребителите се публикуват на интернет страницата на министерството.

Чл. 20. (1) Данните по чл. 17 се използват при изготвянето на периодични анализи за нивото на административното обслужване и възникналите проблеми, като се правят  предложения за тяхното отстраняване.

            (2) Материалите по ал. 1 периодично се публикуват на интернет страницата на министерството www.justice.government.bg, на информационните табла или по друг подходящ начин.

Чл. 21. Информационните и комуникационните средства за достъп се актуализират и оповестяват периодично на информационните табла, в Хартата на клиента, както и на интернет страницата на министерството www.justice.government.bg .

 

Допълнителни разпоредби

§ 1. „Административно обслужване” е всяка дейност по смисъла на § 1, т. 1 от Закона за администрацията.

§ 2. „Административна услуга“ е всяка услуга по смисъла на § 1, т. 2 от Закона за администрацията.

§ 3. "Вътрешна административна услуга" е административна услуга, която един административен орган предоставя на друг при осъществяването на неговите правомощия.

§ 4. „Потребител на административни услуги” е всеки гражданин или организация, които  заявяват и/или ползват административни услуги, подават жалби, сигнали, предложения и др.

§ 5. „Запитване” е всяко искане на информация относно структурата и дейността на съответната администрацията, както и информация относно компетентността на различни административни структури.

§ 6. „Запитвания от общ характер” са всички искания за информация, които не изискват експертен отговор.

§ 7. „Стандарт за качество на административното обслужване” е утвърдено изискване за административното обслужване по времеви, качествени, количествени показатели, което администрацията на министерството се ангажира да спазва.

 

Преходни и заключителни разпоредби

§ 1. Вътрешните правила за организацията на административното обслужване в Министерство на правосъдието се издават на основание чл. 1, ал. 2 от Наредбата за административното обслужване и са съобразени с Административнопроцесуалния кодекс и Закона за администрацията.

§ 2. Настоящите правила отменят Вътрешните правила за  организацията на административното обслужване в Министерство на правосъдието, утвърдени със Заповед № ЛС-04-1643 от 21.12.2009 г. на министъра  на правосъдието.

§ 3.    Настоящите правила са задължителни за всички служители на министерството. 

 
МИНИСТЕРСТВО НА ПРАВОСЪДИЕТО НА РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ